NN-groupin 10 parasta intranettiä -raportti jättää mainitsematta intranettien keskeisen ongelma-aiheen: navigaatio.
Käytäntö on osoittanut, että intranetit ovat tyypillisesti 2-10 kertaa suurempia kuin yrityksen julkinen sivusto. Suomessa tämä tarkoittaa 3000 – 3 000 000 sivua. Ja jokaiselle niistä pitäisi päästä silloin kun tarvitsee kyseisen sivun sisältämän tiedon.
5-portaiseen navigaatiorakenteeseen saa periaatteessa mahtumaan “kivuttomasti” noin 16 000 sivua. Suuresta tiedotteidein määrästä ja yrityksen yhteisistä käytännöistä johtuen Intraneteissä 5-tasoinen navigaatio riittää yleensä 100 000 sivun rakenteen esittämiseen. Silloin liikutaan toiminnan nopeuden ja navigaatioelementin koon äärirajoilla.
Äkkinäiselle tulee mieleen, että intranettien rakenteen suunnittelulle tulisi olla perusrunko. Jokaisessa yrityksessä on samat asiat: työhönotto, palkanmaksu, sairauden hoito ja työsuhde-edut. Eikö tällaiselle lainsäätäjänkin edellyttämälle vakiotavaralle tulisi olla löydettävissä vakiorakenne? Sehän tekisi työpaikan vaihtamista seuraavan infoähkyn helpommin selätettäväksiksin!
Käyttäjäkeskeinen Intranet edellyttää käyttäjien mallin mukaista rakennetta. Suuryrityksen johdosta katsottuna osastot muodostavat toiminnallisen yksikön. Työntekijöiden kannalta keskeinen tekijä onkin tiimi, jolle osasto tarjoaa puitteet ja odotukset. Konsernien intranetissä kuvaan tulee yksi kerros lisää.
Hyvä hallintorakenne tarjoaa työntekijöille toiminnan perusedellytykset, mutta näkyy harvoin päivittäisessä työskentelyssä. Siksi jokainen intranetti on rakennettava käyttäjien kanssa, käsityönä.
NN-groupin raportista paistaa läpi, että parhaiden intranettien käytettävyys on kunnossa, koska rakenne on suunniteltu ja testattu käyttäjien kanssa. Johto antaa intranetin rakentamiselle budjetin ja tuen, mutta tietää ettei voi hallita sitä päivittäisen tiedonvälityksen tarpeen määrää jota tarvitaan työn tekemiseen.
Käyttäjäkeskeinen intranet on suurempi kuin osiensa summa. Niiden osien näkeminen on sietämättömän ihanaa.