Yksinkertainen oletus: tämä mitä luet nyt on dokumentti. Eli mitä luet nyt?
Paperilla oleva dokumentti on yksinkertainen tapaus. Voin suoraan sanoa että näemme melkoisella varmuudella suurin piirtein samanlaisia asioita. Tietokonemaailman dokumentit ovat monimutkaisempia. Ne koostuvat tavallaan ainakin kolmesta eri “tasosta” joiden summana näkyy se mitä näkyy.
Sisältö, muoto, rakenne
Dokumentin laatijalla saattaa olla mielessään jokin asia, jonka hän haluaa saattaa muiden ihmisten saataville. Tätä asiaa voidaan kutsua dokumentin sisällöksi.
Sisällön esittämisen tyypillisiä keinoja nykyisillä laitteilla ovat teksti, kuvat, värit. Ne antavat dokumentille jonkin muodon.
Sisältö saa myös jonkinlaisen rakenteen. Jos kyse on tekstistä, on rakenteita useantasoisia; kielioppi antaa ohjeita lauseiden rakentamiseen, kappalejako saattaa myös vastata annettuja ohjeita (tekninen dokumentti) tai omaksuttuja sääntöjä (oppikirja). Virkkeiden suhde toisiinsa kappaleiden sisällä lienee harvoin määritelty.
Tapa ja tottumus
Tekstissä otsikot ollaan totuttu näkemään tummempina, suurempina, erilaisella fontilla, omalle rivilleen asetettuna, korkeintaan kahden rivin pituisina, joten aina kun näemme asian joka vastaa tottumustamme otsikosta, arvelemme sen olevan otsikko.
Otsikko jäsentää tekstiä, kuvailee alapuolellaan (ja oikealla) olevaa materiaalia, on löydettävissä sisällysluettelosta, vastaa johonkin yleiseen tarpeeseen (“yhteenveto”).
Rakenne on siis samaan aikaan dokumentin näkyvään muotoon ja sisäiseen logiikkaan vaikuttava asia. Lukijan kannalta olisi tärkeää että aiotun rakenteen ja havaitun muodon välillä olisi riittävästi yhtäläisyyksiä.
Jotain uutta
Jos rakenne on sama kuin tapa ja tottumus, keino pystyä omaksumaan uutta sisältöä käyttäen mahdollisimman paljon aiemmin opittua hyväksi, on muodolla lähes päinvastainen tarve.
Muodolla voidaan painottaa tiettyjä asioita. Otsikon tummentaminen on otsikon painottamista muodon keinoin. Tummennus tai kursiivi toisaalta helpottavat tärkeiden asioiden löytymistä tekstistä, toisaalta ovat suora kannanotto siihen mikä on tärkeää.
Uutuuden arvo on ilmeisesti kaikkiin kulttuureihin vaikuttava – uudella idealla, asialla, esineellä ja tavaralla on aina oma arvonsa. Uutuuden viehätys. Uuden painotustavan – muotoilun – keksiminen viestiin dokumentin uutuudesta.
Dokumentit hierarkiassa
Dokumentin työstövaiheeseen kuuluu joidenkin osien kommentoiminen, eri versiot joilla on päivämääränsä, vanhoihin versioihin palaaminen ja monia muita asioita. Itse asiassa erilaisista muutoksista tulee omia dokumenttejaan.
Laajojen dokumenttikokonaisuuksien (suuret WWW-palvelut, tietokannat) hallitseminen on hyvin hankalaa. Tulee tarve luoda ensin yksi ja sitten useampia hierarkioita joihin eri dokumentit kuuluvat.
Kokemus
Vasemmalla oleva otsikko “Kokemus” voi näkyä tummempana ja suurempana kuin muu teksti. Tai alleviivattuna. Toisaalta, yllä oleva “kokemus” voi näkyä sinulle
kokemus
tai vain alleviivattuna, vain tummempana…
Kaikki tavat ovat yhtä oikeita, tarkoittavat että kyseessä on jonkinlainen otsikko. Ensimmäinen mainittu sopii paremmin tekstin selaamiseen ja lukemiseen ja yleensä ihmisten käsiteltäväksi, koska se toimii tottumustemme ja havaintojemme tukemana.